Najczęstsze pytanie, jakie słyszę od prawników, nie brzmi „czy AI się przyda”. Brzmi „gdzie trafią moje dokumenty”. I to jest właściwe pytanie, bo w większości narzędzi odpowiedź brzmi: do czyjejś chmury, zanim zdążysz cokolwiek sprawdzić.
Ten wpis jest instrukcją obsługi beDocs, ale przy okazji pokazuje jak wygląda praca z AI, w której to Ty decydujesz, co i kiedy opuszcza Twój komputer. Przejdziemy całą drogę, od wrzucenia pierwszego pliku po gotowe pismo na papierze firmowym i raport z przetwarzania.
Trzy z czterech modułów działają bez internetu. Możesz odłączyć wtyczkę i sprawdzić. To jedyny test, którego nie da się obiecać.
Krok 1. Znajdź to, czego szukasz we własnych aktach
Zaczynamy od modułu Szukaj. Robi trzy rzeczy: porządkuje dokumenty sprawy, pozwala zbudować bazę wiedzy kancelarii i przeszukuje treść dokumentów. Wszystko lokalnie.
Naciskasz „nowa sprawa”, wskazujesz lokalizację folderu, podajesz nazwę i wybierasz pliki z dysku. Możesz też wskazać folder, który już masz. Opcjonalnie włączasz indeksowanie grafik, jeśli pracujesz na skanach albo na zdjęciach.
Po zaindeksowaniu przeszukujesz folder frazą albo opisem tego, czego szukasz. Każdy wynik pokazuje fragment tekstu, typ dokumentu, ocenę trafności i numer strony, jeśli dokument jest numerowany.
Widzisz, skąd pochodzi odpowiedź, więc sprawdzenie zajmuje kilka sekund.
Plik otwierasz bezpośrednio albo dodajesz do aktówki. Aktówka to miejsce, z którego korzystają wszystkie kolejne moduły, więc warto od razu odkładać tam to, co przyda się dalej.
Ten sam moduł buduje bazę wiedzy kancelarii. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zamiast sprawy klienta zaindeksować akty prawne, wzory pism, wewnętrzną dokumentację albo case studies. Wystarczy wskazać folder i wrzucić do niego pliki. Jeśli pracujecie zespołowo i macie dysk sieciowy albo NAS, ten sam folder zaindeksuje każdy.
Program pilnuje indeksu sam. Dodasz plik, zostanie zaindeksowany. Usuniesz, zniknie.
Kiedy nie masz wybranej sprawy, moduł przeszukuje polskie kodeksy i orzeczenia razem z cytowaniami. Ta funkcja wymaga internetu i nie wysyła Twoich danych.
Krok 2. Wyciągnij te same dane z wielu dokumentów naraz
Moduł Zestawienia. Wiersz to dokument, kolumna to pytanie. W jednym przebiegu przetworzysz do pięćdziesięciu plików, również bez internetu.
Klikasz „nowe zestawienie” i dodajesz kolumny. Możesz wziąć gotowe albo napisać własne, wpisując po prostu, jakiej danej szukasz, na przykład nazwisko wierzyciela. Program przygotuje polecenie dla modelu za Ciebie, więc nie musisz umieć pisać promptów.
Dodajesz pliki z aktówki, naciskasz „uruchom” i czekasz na wynik. Każdą komórkę poprawisz ręcznie albo uruchomisz szukanie tej danej ponownie. Dorzucenie kolejnych dokumentów nie kasuje wcześniejszych wyników.
Przy każdym wyniku jest ikona „i”. Po kliknięciu zobaczysz podgląd treści z zaznaczonym fragmentem, na którym model oparł odpowiedź. To jest różnica między tabelą, której musisz zaufać, a tabelą, którą sprawdzisz.
Gotowe zestawienie wyeksportujesz między innymi do Excela.
Krok 3. Wygeneruj pismo na własnym szablonie
Największa obawa przy generowaniu pism jest taka, że model zmieni treść pisma, nad którym siedziałeś pół dnia. W tym module model nie modyfikuje treści dokumentu poza polami, które sam oznaczysz. Reszta pisma zostaje dokładnie taka, jaką ją napisałeś. Moduł działa w pełni offline.
Klikasz „nowy szablon” i wybierasz dowolny dokument w formacie docx. Jeśli ma już tagi, jest gotowy do pracy. Jeśli nie, uruchomi się kreator.
Program podpowie, które treści warto oznaczyć. Możesz je zaakceptować, zmienić albo dodać własne: zaznaczasz fragment, prawy przycisk myszy, wybierasz typ pola (krótka wartość albo opis), a w bocznym panelu podajesz jego wartość.
Jedna wskazówka, która realnie zmniejsza liczbę pomyłek. Nazywaj tagi precyzyjnie. Zamiast „adres” napisz „adres wierzyciela”. Model dostaje wtedy jednoznaczną informację, czego ma szukać.
Po zapisaniu używasz szablonu wielokrotnie. Przy generowaniu wybierasz szablon, wskazujesz pliki i klikasz „uzupełnij z dokumentów”.
Zielone pola są wypełnione, czerwone puste, więc od razu widzisz, czego brakuje. Przy każdym polu jest ikona „i” z podglądem fragmentu źródłowego. Sprawdzasz dane i generujesz plik docx, od razu na swoim papierze firmowym.
Krok 4. Zdecyduj, co wyjdzie z Twojego komputera
Moduł budowania kontekstu to jedyne miejsce w beDocs, które w ogóle może wysłać coś na zewnątrz. I tylko wtedy, gdy sam o tym zdecydujesz.
Zanim zaczniesz, w ustawieniach dodaj globalny szablon, na którym eksportowane będą wyniki analizy i raporty.
W module budowy kontekstu zaczynasz od gotowego lub pustego presetu (który i tak zawiera bezpieczniki), albo tworzysz własny na bazie istniejącego. Kontekst ma trzy sekcje: szczegółowe zadania (dodatkowe wymogi i strona, którą model ma przyjąć), źródła (przepisy i orzeczenia) oraz treści do analizy.
Treści dodajesz z aktówki albo wklejasz bezpośrednio. Zaraz po dodaniu program pokaże alert, że dane nie są zanonimizowane, i zaproponuje wstępną anonimizację. Bez tego kroku wysyłka do chmury jest zablokowana. To nie jest sugestia.
Pod treścią zobaczysz podpowiedzi przepisów, oparte na słowach występujących w dokumentach. To ma wyłącznie ułatwić szukanie. W beDocs to Ty decydujesz, co trafia do kontekstu, i jest to świadomy wybór projektowy, a nie brak funkcji. Program nie ma własnej bazy, która podrzuciłaby modelowi „jakieś” orzecznictwo poza Twoją kontrolą.
Uruchamiasz anonimizację. Cały proces odbywa się lokalnie. System wyłapuje dane osobowe i przypisuje je do tagów. Najeżdżasz myszą na tag i widzisz, jakie dane się pod nim kryją, więc możesz zweryfikować mapowanie. Prawym przyciskiem cofniesz tag albo przypiszesz mu inny numer, a zaznaczając fragment zakryjesz wybrane dane w całym kontekście, gdyby system czegoś nie złapał.
Powiem to wprost: żaden automat nie da stuprocentowej pewności. Dlatego ostatnie słowo należy do Ciebie, a program pokazuje dokładnie, co zrobił, zamiast prosić, żebyś mu uwierzył. Pomocna będzie również wyszukiwarka, która pozwoli szybko namierzyć poszczególne nazwiska, adresy czy numery.
Krok 5. Sprawdź odpowiedź, zanim trafi do pisma
Z gotowym kontekstem masz dwie drogi. Wysyłasz go do analizy w chmurze beDocs, zlokalizowanej w Europejskim Obszarze Gospodarczym (obecnie Polska i Francja), albo eksportujesz plik markdown i wklejasz do dowolnego czatu, w którym akurat pracujesz.
Przed wysyłką program pokazuje dokładną treść, która wyjdzie, i prosi o potwierdzenie, że ją sprawdziłeś. Nic nie wychodzi w tle.
Maksymalny kontekst to 32 tysiące tokenów, czyli około 16 tysięcy słów po polsku (około 40 stron). Eksport do markdown tego limitu nie ma.
Po otrzymaniu odpowiedzi pojawia się ekran weryfikacji i to jest, moim zdaniem, najważniejsza funkcja całego programu. Model oznacza miejsca, które niosą ryzyko: obliczenia, powołane przepisy, braki i elementy do ustalenia. Każde z nich akceptujesz, poprawiasz albo usuwasz. Dzięki temu trudniej przeoczyć błąd lub halucynację.
Gotowy draft eksportujesz na papier firmowy, z danymi osobowymi albo bez. Deanonimizacja odbywa się lokalnie, model nigdy nie widział prawdziwych danych. Ostatni wynik jest przechowywany i wrócisz do niego z menu „Akcje”.
Krok 6. Raport z całego przetwarzania
W ustawieniach, na dole okna, znajdziesz pozycję „Lokalny ślad każdej wysyłki”. Klikasz „Historia wysyłek do API”, wyszukujesz właściwą wysyłkę i naciskasz eksport. Program zapisze raport w docx, na globalnym szablonie.
Dwie rzeczy warte podkreślenia. Raportów nie da się usunąć z poziomu programu. I raport śledzi całą drogę dokumentu, od indeksacji po wysyłkę do API.
Krok 7. Kolejny etap sprawy
Przychodzi odpowiedź drugiej strony i trzeba przygotować kolejne pismo. Nie budujesz kontekstu od nowa.
Wchodzisz do modułu budowy kontekstu, wybierasz pierwotny kontekst, klikasz „Akcje”, potem „kontynuuj sprawę” i wskazujesz szablon kontekstu. Program kopiuje wszystkie źródła i już zanonimizowane treści z poprzedniego etapu, więc praca, którą włożyłeś w anonimizację, zostaje.
Dodajesz wysłane pismo i odpowiedź drugiej strony, najlepiej z krótkim opisem, żeby model wiedział, co czyta, uzupełniasz anonimizację dla nowych dokumentów i możesz wysyłać.
Nie ma limitu kontynuacji, a każda wysyłka generuje własny raport, więc ślad audytowy obejmuje całą sprawę, etap po etapie.
Podsumowanie
Cała droga wygląda tak: indeksujesz akta, znajdujesz to, czego szukasz, wyciągasz dane do zestawienia, generujesz pismo na własnym szablonie, budujesz kontekst dla modelu i decydujesz, co z niego wychodzi, weryfikujesz odpowiedź przy źródle i eksportujesz gotowy dokument razem z raportem.
W trzech z czterech modułów nic nie opuszcza Twojego komputera. W czwartym wychodzi tylko to, co sam zatwierdzisz, po anonimizacji, którą widzisz przed wysłaniem.
I to samo zdanie, które powtarzam przy każdym wpisie: każdy program to tylko program, zawsze weryfikuj wynik.
Autor wpisu: Kamil Jędryczka
